Nasıl Çalışıyoruz

Önce İşletmeyi Anlıyor, Sonra Çözüm Geliştiriyoruz

Restoran ve kafelerde benzer görünen sorunlar farklı nedenlerden kaynaklanabilir. Artan maliyetlerin nedeni yanlış satın alma, porsiyon kontrolü, fiyatlandırma veya stok kayıpları olabilir. Ekip sorunları ise görev belirsizliği, yanlış vardiya planı, eğitim eksikliği veya yönetim yapısından kaynaklanabilir.

Bu nedenle hazır önerilerle başlamıyoruz. İşletmenin konseptini, kapasitesini, ekibini, mevcut sistemlerini, verilerini ve hedeflerini birlikte değerlendiriyoruz.

Elde edilen bulgular doğrultusunda öncelikli sorunları belirliyor ve işletmenin uygulayabileceği gerçekçi bir gelişim planı oluşturuyoruz.

Her soruna aynı çözümü değil, her işletmeye kendi koşullarına uygun sistemi geliştiriyoruz.

Altı aşamalı çalışma süreci

1. Ön Görüşme

İşletmenin genel yapısını, mevcut durumunu, hedeflerini ve yaşadığı temel sorunları dinliyoruz.

Bu görüşmede:

• İşletmenin konsepti
• Faaliyet süresi
• Kapasitesi
• Çalışan sayısı
• Satış kanalları
• Öncelikli sorunları
• Danışmanlıktan beklentileri

hakkında genel bilgi alıyoruz.
Ön görüşmenin amacı doğrudan çözüm sunmak değil, işletmenin ihtiyaçlarını anlamak ve sonraki adımı belirlemektir.

2. Bilgi ve Veri Toplama

Sorunların doğru değerlendirilebilmesi için işletmenin mevcut belgelerini, kayıtlarını ve süreçlerini inceliyoruz.

Çalışmanın kapsamına göre şu bilgiler talep edilebilir:

• Satış raporları
• Ürün ve menü listeleri
• Reçeteler
• Satın alma kayıtları
• Stok sayımları
• Personel ve vardiya bilgileri
• Gider kayıtları
• Müşteri yorumları
• Paket servis verileri
• Kullanılan dijital sistemler
• Mevcut görev tanımları ve kontrol listeleri

Paylaşılan bilgiler yalnızca çalışma kapsamında değerlendirilir.

3. Analiz ve Sorun Tespiti

Toplanan bilgileri yalnızca tek tek incelemiyor, süreçler arasındaki bağlantıları da değerlendiriyoruz.

Örneğin düşük kârlılık yalnızca yüksek ürün maliyetinden değil;

• Yanlış menü fiyatlandırmasından
• Kontrolsüz porsiyonlardan
• Fazla personel kullanımından
• Fire ve stok kayıplarından
• Yüksek komisyonlu satış kanallarından
• Düşük ortalama sipariş tutarından

kaynaklanabilir.
Bu aşamada görünen sorunların altında yatan nedenleri belirliyor, işletmenin güçlü yönlerini, risklerini ve gelişim alanlarını ortaya çıkarıyoruz.

4. Önceliklendirme ve Yol Haritası

Her sorunu aynı anda çözmeye çalışmak işletmeyi ve ekibi yorabilir. Bu nedenle çalışmaları önem, aciliyet ve uygulanabilirlik sırasına göre planlıyoruz.

Öncelikler belirlenirken:

• İşletmeye olan finansal etkisi
• Operasyona olan etkisi
• Müşteri deneyimine etkisi
• Uygulama maliyeti
• Uygulama süresi
• Ekip kapasitesi
• Sorunun oluşturduğu risk
• Diğer süreçlere olan etkisi

dikkate alınır.

Ardından işletmeye özel:

• Kısa vadeli
• Orta vadeli
• Uzun vadeli

aksiyonlardan oluşan bir yol haritası hazırlanır.

5. Uygulama Desteği

Onaylanan çalışmaların işletmede uygulanabilmesi için gerekli sistemleri, belgeleri ve araçları hazırlıyoruz.

Çalışmanın kapsamına göre:

• Görev tanımları
• Kontrol listeleri
• Operasyon prosedürleri
• Reçete ve maliyet tabloları
• Stok takip sistemi
• Vardiya planları
• Eğitim dokümanları
• Raporlama şablonları
• POS ve dijital sistem düzenlemeleri
• Yönetici takip araçları

oluşturulabilir.
Yalnızca ne yapılması gerektiğini anlatmıyor; sistemin ekip tarafından anlaşılmasına ve uygulanmasına eğitim, görüşme ve teknik destekle katkı sağlıyoruz.

6. Takip, Ölçüm ve Geliştirme

Uygulanan çalışmaların sonucunu düzenli olarak değerlendiriyoruz.

Projenin türüne göre takip edilebilecek göstergeler:

• Gıda maliyeti oranı
• İşçilik maliyeti
• Ürün kârlılığı
• Ortalama sipariş tutarı
• Stok farkı
• Fire oranı
• Servis süresi
• Sipariş hata oranı
• Müşteri şikâyetleri
• Personel devamsızlığı
• Satış ve faaliyet kârı

Sonuçlara göre yol haritası güncellenir, yeni öncelikler belirlenir ve ihtiyaç duyulan sistemler geliştirilir.

Analiz sırasında neleri inceliyoruz?

İşletmeyi Bütün Olarak Değerlendiriyoruz

Yönetim ve Organizasyon
Karar alma yapısı, görev dağılımı, yönetici sorumlulukları ve işletme sahibine bağımlılık seviyesi.

Operasyon
Açılış, kapanış, hazırlık, üretim, servis, paket servis ve günlük kontrol süreçleri.

Finans ve Kârlılık
Satışlar, giderler, ürün maliyetleri, işçilik maliyeti, fiyatlandırma ve gerçek kârlılık.

Menü ve Üretim
Menü yapısı, reçeteler, porsiyonlar, hazırlama kolaylığı, satış performansı ve ürün kârlılığı.

Ekip
Personel yapısı, pozisyonlar, görev tanımları, vardiyalar, eğitim ve performans düzeni.

Satın Alma ve Stok
Tedarikçiler, sipariş düzeni, mal kabul, depolama, stok sayımı, fire ve kayıplar.

Müşteri Deneyimi
Karşılama, servis, şikâyet yönetimi, geri bildirimler ve hizmet tutarlılığı.

Dijital Sistemler
POS, raporlama, stok, QR menü, pazar yeri panelleri ve görev takip sistemleri.

Öncelikleri nasıl belirliyoruz?

En Çok Etki Oluşturacak Adımlardan Başlıyoruz

Her tespit aynı öneme sahip değildir. Bazı sorunlar işletmeye doğrudan finansal zarar verirken bazıları uzun vadeli gelişimi engeller.

Bu nedenle sorunları şu ölçütlere göre değerlendiriyoruz:

• Aciliyet
• Finansal etki
• Operasyonel risk
• Müşteri üzerindeki etki
• Uygulama kolaylığı
• Gerekli bütçe
• Ekip kapasitesi
• Beklenen fayda

Bu yaklaşım sayesinde işletmenin zamanını ve kaynaklarını düşük etkili çalışmalar yerine öncelikli gelişim alanlarına yönlendirmesine yardımcı oluyoruz.

Uygulama nasıl ilerliyor?

Planlı, Aşamalı ve İşletmenin Kapasitesine Uygun

Hazırlanan her sistem aynı anda uygulamaya alınmaz. İşletmenin günlük operasyonunun bozulmaması ve ekibin değişikliklere uyum sağlayabilmesi için çalışmalar aşamalı olarak yürütülür.

Her aksiyon için mümkün olduğunca:

• Yapılacak çalışma
• Sorumlu kişi
• Başlangıç tarihi
• Hedef tarih
• Gerekli kaynaklar
• Kontrol yöntemi
• Başarı göstergesi

belirlenir.

Yeni sistemlerin yalnızca hazırlanması değil, işletmede kullanılmaya devam edilmesi önemlidir. Bu nedenle uygulanabilir olmayan, ekibin sürdüremeyeceği karmaşık yapılar yerine sade ve pratik sistemler oluşturuyoruz.

Sonuçları nasıl takip ediyoruz?

Yapılan Çalışmanın İşletmeye Etkisini Ölçüyoruz

Çalışmanın başında mevcut durum mümkün olduğunca kayıt altına alınır. Uygulama sonrasında aynı göstergeler yeniden değerlendirilir.

Örneğin:

• Gıda maliyetinde değişim
• Fire miktarında azalma
• Servis süresinde iyileşme
• Stok farklarında düşüş
• Ürün kârlılığında gelişme
• Görevlerin zamanında tamamlanması
• Müşteri şikâyetlerinde değişim
• Personel düzeninde iyileşme

takip edilebilir.
Her işletmede aynı KPI listesi kullanılmaz. Takip edilecek göstergeler çalışmanın hedeflerine göre belirlenir.

Başarılı Bir Süreç İçin Birlikte Çalışıyoruz

Tuzbiber Danışmanlık’ın sorumlulukları

• İşletmeyi ve verileri analiz etmek
• Sorunları ve gelişim alanlarını belirlemek
• Yol haritası hazırlamak
• Sistem ve dokümanlar oluşturmak
• Eğitim ve uygulama desteği sunmak
• Sonuçları takip etmek
• Gelişim önerileri sunmak
• Paylaşılan bilgilerin gizliliğini korumak

İşletmenin sorumlulukları

• Doğru ve yeterli bilgi sağlamak
• Gerekli kayıt ve belgeleri paylaşmak
• Karar ve çalışmaları zamanında onaylamak
• Ekip katılımını sağlamak
• Belirlenen aksiyonları uygulamak
• Sorumlu kişileri görevlendirmek
• Sonuçların ölçülebilmesi için gerekli verileri paylaşmak

Tuzbiber Danışmanlık işletmenin yönetimini devralmaz. Analiz, sistem, eğitim ve uygulama desteği sunar. İşletme içerisindeki nihai karar ve uygulama sorumluluğu işletme sahibine veya yetkili yöneticilere aittir.